Breve Resumen
Este video explica los documentos no negociables, que son esenciales para el funcionamiento diario y el control de una empresa. Se definen como documentos fuente que sustentan las transacciones comerciales y los registros contables. El video abarca varios tipos de documentos no negociables, incluyendo facturas, recibos, vales de caja, documentos bancarios, notas de pedido, notas de crédito, tickets, comprobantes de compra, cotizaciones y órdenes de compra, detallando su uso y la información que deben contener.
- Los documentos no negociables son esenciales para el control y la gestión de una empresa.
- Cada documento tiene un propósito específico y requisitos de información.
- La correcta gestión de estos documentos asegura la transparencia y el cumplimiento legal.
Documentos Fuente y No Negociables [0:26]
Un documento fuente es un registro original que respalda los registros contables de una empresa. Los documentos no negociables son esenciales para el funcionamiento diario de una empresa, facilitando el control y la sustentación de gastos. Estos documentos, de reciente creación (segunda mitad del siglo XX), sirven como prueba de operaciones comerciales, facilitan los controles administrativos y respaldan los registros contables.
Factura [1:25]
La factura es un documento mercantil que el vendedor entrega al comprador, detallando la mercancía comprada. Debe reflejar la entrega de un producto o servicio, la fecha de la transacción y la cantidad a pagar. Es un justificante fiscal obligatorio que incluye datos del expedidor y destinatario, detalle de los productos o servicios, precios unitarios y totales, descuentos e impuestos como el IVA.
Recibo [2:37]
El recibo es un documento que acredita el pago de una cantidad de dinero, emitido por el acreedor al deudor. Contiene información como el lugar y fecha de la transacción, nombre y documento de identidad de quien entrega y recibe, y el concepto del pago, como la cancelación de una cuota.
Vale de Caja [3:14]
El vale de caja es un documento administrativo utilizado para comprobar gastos menores o préstamos para los cuales no se emite factura. Indica por escrito que una persona ha recibido dinero u objetos. Debe incluir la fecha, el nombre de quien solicita y autoriza, y las firmas correspondientes.
Documentos Bancarios [3:48]
Los documentos bancarios son formularios utilizados para movimientos de dinero en los bancos. Los más comunes son el comprobante de depósito (garantiza un depósito), el comprobante de retiro (permite retirar dinero) y el estado de cuenta (detalla los movimientos).
Nota de Pedido [4:37]
La nota de pedido es un documento emitido por la empresa proveedora para control interno, permitiendo a los clientes solicitar productos o servicios. Debe incluir el nombre de la empresa, fecha de emisión, nombre del cliente, número de orden, características del producto, forma de pago, firma del empleado autorizado, domicilio del comprador y de la empresa, cantidad del pedido, precio unitario y total, y firma del solicitante. Se extiende por duplicado o triplicado, con el original para la empresa, una copia para el cliente y otra para el encargado de surtir la mercancía.
Nota de Crédito [5:55]
La nota de crédito es un documento legal utilizado en compraventas para descuentos posteriores a la factura, anulaciones totales, cobros de gastos adicionales o devoluciones. Debe incluir datos de identificación de la empresa y el cliente, fecha de emisión, número correlativo, descripción de los productos, montos, detalle de la factura original, motivo de la nota de crédito, impuestos generados y el monto total a acreditar al cliente. La eliminación de facturas está prohibida, por lo que se utiliza la nota de crédito para corregir errores o reembolsar al cliente.
Ticket [7:04]
El ticket es un comprobante de pago emitido en operaciones con consumidores finales, como en conciertos o viajes en avión.
Comprobante de Compra [7:22]
Los comprobantes de compra son documentos adaptados a la organización interna de las empresas para tramitar la adquisición de mercaderías. Son emitidos por personas fiscales o jurídicas cuando adquieren un bien o servicio de personas no registradas como contribuyentes. Deben incluir el nombre y el RUT del contribuyente, el nombre y la cédula del proveedor, la descripción del producto o servicio, el precio unitario y total, el IVA y las firmas.
Cotizaciones [8:05]
Las cotizaciones son documentos utilizados por el departamento de compras para la negociación, conteniendo una lista de precios de productos o servicios ofrecidos a clientes reales o potenciales. Sirven para estimar el valor a cancelar por un bien o servicio.
Orden de Compra [8:35]
Una orden de compra es un documento emitido por el comprador para solicitar mercancía al vendedor, detallando la cantidad, el producto, el precio, las condiciones de pago y la forma de entrega. El vendedor conserva el original y el comprador el duplicado. La orden de compra proporciona certeza, optimización y facilita un envío rápido y eficiente.
Importancia de los Documentos No Negociables [9:01]
Los documentos no negociables son herramientas importantes para realizar transacciones comerciales y garantizan el buen funcionamiento y control en cualquier compañía.