Resumen Breve
Este video explica cómo un sistema de gestión documental (DMS) puede optimizar los procesos empresariales, ahorrar tiempo y dinero, y mejorar la satisfacción del cliente. Describe cómo el DMS gestiona y archiva documentos de manera electrónica, permitiendo un acceso rápido y fácil a la información desde cualquier lugar. También muestra cómo los flujos de trabajo automatizados agilizan procesos como la aprobación de facturas, y cómo la digitalización de documentos se integra con otros sistemas de software. Finalmente, resume los beneficios clave de un DMS, incluyendo el almacenamiento centralizado, la búsqueda eficiente, la optimización de procesos, el ahorro de espacio y el cumplimiento de los periodos de retención legales.
- Optimización de procesos documentales.
- Ahorro de tiempo y recursos.
- Mejora en la satisfacción del cliente.
- Cumplimiento normativo y seguridad documental.
Introducción a la Gestión Documental [0:05]
Las empresas generan una gran cantidad de documentos diariamente, los cuales son esenciales para su éxito. Estos documentos están relacionados con diversos procesos como la creación, envío, revisión, almacenamiento y búsqueda. Estas tareas consumen mucho tiempo y recursos, por lo que es importante optimizar estos procesos mediante sistemas de gestión documental (DMS), que son componentes clave de la gestión de contenido empresarial (ECM). Un DMS mejora los servicios ofrecidos a clientes y socios, ahorrando tiempo y dinero.
Problemas de la Gestión Documental Tradicional [1:10]
El video ilustra el proceso de venta de un producto como ejemplo. En un sistema tradicional, los documentos se almacenan en diferentes ubicaciones (archivos de Excel, correos electrónicos, carpetas físicas, programas de gestión). Esto dificulta la recuperación de documentos cuando un cliente llama, especialmente si los documentos están en formato papel y no están disponibles de inmediato. Esta falta de rapidez impacta negativamente la relación con los clientes.
Ventajas de un Sistema de Gestión Documental [2:24]
Un sistema de gestión documental (DMS) gestiona y archiva todos los documentos de la empresa en un archivador electrónico. Los empleados autorizados pueden acceder a los documentos desde su estación de trabajo mediante búsquedas por palabras clave o texto completo. Esto permite obtener una vista general del proceso en segundos y acceder a cualquier documento con un clic, independientemente de su formato (hoja de cálculo, correo electrónico, archivo de Word, fax, imagen o video). Esto permite responder a las consultas rápidamente y mantener satisfechos a los clientes.
Optimización de Procesos con Flujos de Trabajo [3:37]
Los sistemas de gestión documental también optimizan los procesos empresariales internos, conocidos como flujos de trabajo. El video ejemplifica el proceso de aprobación de facturas. Sin un DMS, los documentos se envían manualmente y permanecen en posesión de un empleado hasta que se procesan, lo que puede causar retrasos si el empleado está ausente o si el documento se devuelve. Con un DMS, las facturas se envían electrónicamente y se almacenan en el archivador electrónico. El responsable puede acceder a la factura desde cualquier lugar y aprobarla con un sello digital. Todos los empleados autorizados pueden ver el estado del proceso en todo momento, lo que permite realizar un seguimiento de los documentos, evitar pérdidas y adaptarse a los periodos de descuento en el pago de la factura.
Digitalización e Integración de Documentos [5:20]
El proceso de digitalización de documentos puede ser semiautomático o totalmente automático, dependiendo del tipo de documento. Los documentos en papel se escanean y se les asignan términos de índice, extrayendo palabras clave automáticamente. Los sistemas de gestión documental modernos se integran con otros programas de software. Los documentos electrónicos (PDF, CAD, Word) se pueden arrastrar al archivador del DMS o usar un controlador de impresión especial. Las palabras clave se pueden ingresar manualmente o extraer automáticamente del documento. Los correos electrónicos se almacenan automáticamente desde el programa de correo electrónico y se indexan con palabras clave como remitente, destinatario o asunto.
Adaptabilidad e Integración del DMS [7:11]
Los sistemas de gestión documental se integran en cualquier infraestructura y se adaptan a cualquier estructura empresarial. Los procesos y flujos de trabajo de la empresa no cambian, pero se llevan a cabo electrónicamente, eliminando procesos laboriosos y largos tiempos de espera. Los documentos se recopilan, organizan y archivan permanentemente en un archivador de documentos digital.
Beneficios de un Sistema de Gestión Documental [7:43]
Los beneficios de un sistema de gestión documental incluyen: almacenamiento centralizado de documentos, acceso desde cualquier lugar y en cualquier momento, búsquedas rápidas y precisas, aumento de la eficiencia con flujos de trabajo optimizados, ahorro de espacio, protección de documentos contra incendios o inundaciones, acceso rápido y fácil durante muchos años, y cumplimiento de los periodos de retención legales.
