Краткое содержание
В этом видео Светлана Мухина, опытный коуч и консультант, делится советами для скрам-мастеров о том, как эффективно готовиться к встречам и проводить их. Она подчеркивает важность понимания цели встречи, подготовки участников, управления временем и вовлечения всех участников в обсуждение.
- Понимание цели встречи и ожиданий заинтересованных сторон.
- Подготовка участников заранее и обеспечение прозрачности.
- Управление временем и вовлечение всех участников.
- Завершение встречи с четкими следующими шагами и обратной связью.
Зачем нужна эта встреча? [0:31]
Перед подготовкой к встрече важно определить ее цель и заинтересованные стороны. Необходимо понять, что ожидается от встречи и какой результат будет считаться успешным. Это можно выяснить, задав вопросы заказчикам или участникам команды, чтобы убедиться, что цель встречи ясна и достижима.
Информационное письмо участникам [1:41]
Если встреча не является регулярной, важно заранее разослать участникам информационное письмо. В письме следует указать, что от них ожидается на встрече, и предоставить необходимую информацию для подготовки. Отправлять письмо рекомендуется как можно раньше, чтобы у участников было достаточно времени на подготовку.
Сокращение лишних встреч [3:08]
В условиях повышенной тревожности важно избегать назначения лишних встреч. Следует задуматься, нельзя ли сократить время встречи или количество участников. Важно убедиться, что встреча действительно необходима и не создаст дополнительного стресса для участников.
Сбор участников [4:25]
Если на встрече присутствует большое количество людей, необходимо уделить внимание организации сбора участников. Можно организовать приветственный кофе или чай, чтобы создать комфортную атмосферу. В начале встречи следует еще раз огласить повестку дня и цель встречи, чтобы все участники понимали, зачем они здесь собрались.
Роль фасилитатора [5:52]
Важно объяснить участникам роль фасилитатора, особенно если команда новая или событие происходит нечасто. Фасилитатор помогает эффективно взаимодействовать, не влияя на содержание встречи. Он ответственен за процесс, а не за принятие решений. Если фасилитатору необходимо предоставить информацию, он должен явно проговорить, что делает это не в роли фасилитатора, а в роли участника.
Директивность фасилитатора [8:53]
В случае сжатой повестки дня фасилитатор может стать более директивным, чтобы уложиться во время. Важно объяснить участникам, что это делается для завершения встречи вовремя, и предложить дополнительные встречи для обсуждения важных вопросов. Фасилитатор должен быть понятным для участников, чтобы избежать недовольства.
Вовлечение молчаливых участников [11:04]
Фасилитатору важно обращать внимание на молчаливых участников и вовлекать их в обсуждение. Следует время от времени спрашивать их мнение, чтобы обеспечить участие всех членов команды и избежать саботажа решений. Если в команде есть новые люди, можно подойти к ним в перерыве и спросить, все ли им понятно.
Прозрачность и понимание [12:38]
Важно убедиться, что участники понимают цель встречи, текущие задания и ожидаемые результаты. Следует спрашивать, все ли понятно, и отвечать на вопросы. Особенно это важно в начале встречи, когда участники могут быть не полностью включены в контекст.
Структура встречи [15:01]
Если встреча длинная или состоит из нескольких модулей, важно напоминать участникам, на каком этапе они находятся и почему выполняются те или иные действия. Следует перебрасывать "мостики" между пунктами повестки дня, чтобы участники не терялись. Важно спрашивать, понимают ли участники, что было сделано и куда движется обсуждение.
Новые участники [17:26]
Если на встрече присутствуют новые люди, их следует представить, чтобы избежать неловких ситуаций. Важно объяснить, почему они здесь и что от них ожидается.
Веб-камеры [18:11]
Фасилитатор может выразить предпочтение видеть участников встречи, чтобы лучше понимать их обратную связь. Однако следует учитывать культуру организации и не настаивать на включении веб-камер, если это не принято.
Работа в группах [19:32]
Для дискуссий с большим количеством участников имеет смысл разбивать их на малые группы. Это может облегчить участие молчаливых участников. Однако важно не злоупотреблять работой в малых группах, так как обсуждение в большой группе также имеет ценность.
Паузы в обсуждении [21:13]
В больших группах важно обращать внимание на паузы после высказывания идей. Небольшая задержка может позволить другим участникам включиться в обсуждение и высказать свое мнение.
Лекционный материал [22:54]
Если на встрече предполагается лекционный материал, лучше разбивать его на короткие блоки и после каждого блока спрашивать, есть ли вопросы. Это поможет участникам лучше усвоить информацию и высказать свои возражения.
Завершение встречи [24:12]
Важно уделять достаточно времени завершению встречи. Следует спросить участников, с чем они уходят с этой встречи, что было полезным или интересным для них. Также важно уточнить, что им важно сказать до того, как все разойдутся.
Следующие шаги [28:56]
В конце встречи необходимо обозначить следующие шаги и рассказать, как будет происходить уведомление о прогрессе. Важно собрать обратную связь и поблагодарить участников за участие.
