Breve Resumen
Este curso completo de Microsoft Project 2019 cubre desde la interfaz inicial hasta la gestión de tareas, recursos, calendarios y la generación de informes. Se enfoca en las herramientas esenciales para la gestión de proyectos, personalización de calendarios, manejo de tareas (manuales y automáticas), asignación de recursos y seguimiento del progreso del proyecto.
- Interfaz y navegación en Microsoft Project 2019.
- Gestión de proyectos: configuración inicial y personalización de calendarios.
- Manejo de tareas: creación, programación (manual y automática), dependencias y tipos de vinculación.
- Gestión de recursos: asignación, tipos de recursos (trabajo, material, costos) y resolución de sobreasignaciones.
- Control y seguimiento del proyecto: establecimiento de líneas base, fechas de estado y reprogramación.
- Importación y exportación de datos: integración con Excel y otros proyectos.
- Creación de informes personalizados.
Interfaz de Microsoft Project 2019
Al abrir Microsoft Project 2019, se presenta una interfaz que sugiere plantillas o un proyecto en blanco. Se pueden buscar plantillas categorizadas o importar elementos. En la parte izquierda, se encuentra la opción para abrir proyectos existentes y acceder a la información de la cuenta. La cinta de opciones en la parte superior contiene pestañas como "Tarea", "Recurso", "Informe" y "Proyecto", que son fundamentales para la gestión del proyecto. Se puede personalizar la barra de acceso rápido con comandos frecuentes. La escala de tiempo se puede desactivar en la pestaña "Vista" hasta que el proyecto esté avanzado.
Gestión del Proyecto: Configuración Inicial
Para comenzar a trabajar en Project 2019, es necesario gestionar el proyecto. Esto incluye guardar el proyecto y configurar su información. Se debe establecer una fecha de inicio, pero no necesariamente una fecha de fin, para permitir flexibilidad. Es crucial elegir un calendario adaptado a las necesidades del proyecto, como el calendario estándar, de 24 horas o de turno de noche. Se puede crear un calendario personalizado basado en el estándar, definiendo los días laborables y las excepciones, como días festivos.
Creación de un Calendario Personalizado
Para crear un calendario personalizado, se accede a la opción "Cambiar tiempo de trabajo" dentro de la pestaña "Proyecto". Se crea una copia del calendario estándar y se le asigna un nombre, como "Proyecto Web". Luego, se configuran las semanas laborales, especificando los días y horas de trabajo. También se definen las excepciones, como días festivos o aniversarios de la empresa. Este calendario personalizado se puede seleccionar en la información del proyecto.
Manejo de Tareas: Programación Manual y Automática
En el área de tareas, se pueden agregar las actividades necesarias para el proyecto. Existen dos modalidades de programación de tareas: manual y automática. En la programación automática, Project calcula las fechas de inicio y fin basándose en la duración y las dependencias. En la programación manual, el usuario debe especificar las fechas de inicio y fin. Se pueden establecer predecesoras para indicar la secuencia de las tareas.
Dependencias y Vinculación de Tareas
Las dependencias entre tareas se establecen mediante predecesoras, indicando qué tarea debe completarse antes de que otra pueda comenzar. Project trabaja con cuatro tipos de relaciones de vinculación: fin a comienzo (FC), comienzo a comienzo (CC), fin a fin (FF) y comienzo a fin (CF). La relación más común es de fin a comienzo. Se puede agregar un retardo para retrasar el inicio de una tarea.
Tareas de Resumen, Hitos y Numeración de Esquemas
Las tareas de resumen permiten agrupar tareas relacionadas en fases. Se pueden insertar filas para crear estas tareas de resumen y luego asignar las tareas correspondientes. Los hitos son tareas de duración cero que marcan puntos importantes en el proyecto. Se pueden agregar hitos para indicar etapas de evaluación o reuniones importantes. Project numera automáticamente las tareas y fases, pero se puede personalizar esta numeración.
Personalización de la Numeración y Tareas Periódicas
Se puede personalizar la numeración de las tareas y fases mediante la definición de códigos propios. Esto permite utilizar la codificación interna de la empresa. Además, se pueden crear tareas periódicas que se repiten en intervalos regulares, como reuniones semanales. Estas tareas periódicas no afectan la duración total del proyecto.
Duración Transcurrida, Información de Tareas y Restricciones
Las tareas de duración transcurrida permiten especificar un período de trabajo continuo, sin importar los días festivos o no laborables. Se puede acceder a la información detallada de cada tarea haciendo doble clic sobre ella. Esto muestra la duración, prioridad, recursos asignados y notas. Las restricciones definen cuándo puede comenzar o finalizar una tarea, y pueden ser flexibles o inflexibles.
Escala de Tiempo y Vistas del Diagrama de Gantt
La escala de tiempo muestra cronológicamente las tareas del proyecto. Se pueden agregar tareas a la escala de tiempo arrastrándolas o seleccionándolas desde la lista de tareas existentes. Se puede personalizar el formato de la escala de tiempo, cambiando el tipo de letra, tamaño y color. El diagrama de Gantt se puede personalizar cambiando el estilo de texto, el diseño y el formato de las barras.
Fechas Límite y Ruta Crítica
Las fechas límite indican el plazo ideal para completar una tarea, sin afectar la cronología del proyecto. La ruta crítica muestra las tareas que, si se retrasan, afectarán la duración total del proyecto. Se puede activar la visualización de la ruta crítica en la pestaña "Formato".
Gestión de Recursos: Tipos y Asignación
Project trabaja con tres tipos de recursos: trabajo (recursos humanos y técnicos), material (elementos consumibles) y costos (gastos directos). Se pueden agregar recursos a la hoja de recursos, especificando su tipo, capacidad, tasa estándar y calendario. Los recursos se pueden asignar a las tareas, y se pueden asignar varios recursos a una misma tarea.
Sobreasignación de Recursos y Tipos de Tareas
La sobreasignación ocurre cuando un recurso está asignado a más tareas de las que puede realizar simultáneamente. Project ofrece vistas para identificar y resolver la sobreasignación. Se pueden distribuir las tareas o asignar recursos adicionales. El tipo de tarea (duración fija, trabajo fijo, unidades fijas) determina cómo se ajusta la duración de la tarea al asignar recursos.
Control y Seguimiento del Proyecto: Líneas Base y Reprogramación
Para controlar y seguir el progreso del proyecto, se establece una fecha de estado y se crean líneas base. La línea base es una fotografía del plan original del proyecto. Se pueden comparar el progreso real con la línea base para identificar retrasos. Si hay retrasos, se puede reprogramar el proyecto para ajustar las fechas de inicio y fin.
Importación y Exportación de Datos: Subproyectos y Excel
Se pueden importar datos de otros proyectos como subproyectos. Esto permite integrar proyectos existentes en uno nuevo. También se pueden importar datos de Excel, asignando las columnas de Excel a los campos correspondientes en Project. Además, se pueden exportar datos de Project a Excel para generar informes o compartir información.
Informes Personalizados
Project ofrece una variedad de informes predefinidos, como informes de panel, costos y recursos. Se pueden personalizar estos informes, cambiando los datos que se muestran, el formato y el diseño. Los informes se pueden imprimir para compartir información con los interesados del proyecto.
